【15分で作業をスムーズに始める】次のタスクの準備を終わらせるテクニック
時間がない日々の強い味方：15分で次の作業を準備する
時間に追われ、一つのタスクが終わった後や、思わぬ中断の後で「次に何をするか」「何から始めれば良いか」と立ち止まってしまうことはないでしょうか。特に細切れの時間で成果を出す必要がある場合、この「立ち止まり」は貴重な時間を奪い、作業効率を大きく低下させてしまいます。
やることが山積みの状況では、「よし、次はこれをやろう」と決めても、必要な情報が見つからなかったり、ツールの起動に手間取ったりすることで、せっかくの集中が途切れてしまうことも少なくありません。このような状況を改善するために有効なのが、次に着手するタスクのために、ほんの15分だけ準備の時間を設けるテクニックです。
この短い準備時間で、次のタスクへの移行が驚くほどスムーズになり、中断からの復帰も格段に早まります。この記事では、15分で完了できる、次のタスクのための具体的な準備方法をご紹介します。
なぜ15分の準備が効果的なのか
次に着手するタスクのために短い準備時間を設けることは、いくつかの重要な効果をもたらします。
- 判断疲れの軽減: 次に何をするか、何から始めるかといった判断を前もって行うことで、実際に作業を始める際に迷う時間を減らすことができます。これは、日々の小さな判断の積み重ねによる脳の疲労（判断疲れ）を軽減し、より重要な意思決定に認知資源を温存することにつながります。
- 着手ハードルの低下: 必要なファイルを開いておく、参考資料を手元に置くなど、最初のステップを事前に済ませておくことで、「さあ、やるぞ」と気合いを入れ直す必要がなくなり、タスクへの抵抗感が薄れます。
- 中断からのスムーズな復帰: 作業が中断されてしまった場合でも、「どこまで準備ができていて、次はどこから始めれば良いか」が明確になっているため、すぐに作業状態に戻ることができます。これは、特に予期せぬ中断が多い環境で働く方にとって大きな利点となります。
- 集中力の維持: スムーズに作業を開始できることで、一度集中に入った状態を維持しやすくなります。タスク間の移行時や再開時の「空白の時間」をなくすことは、全体の集中力を高める上で重要です。
15分で完了する「次のタスク準備」の実践手順
では、実際に15分を使ってどのように次のタスクの準備を進めるのか、具体的な手順を見ていきましょう。
1. 次に集中したいタスクを一つ特定する（1-2分）
まずは、これから取り掛かりたい、または次に取り掛かる可能性が高いタスクを一つ決めます。今日のToDoリストやタスク管理ツールを確認し、最も優先度が高いもの、あるいは集中して進めたいものを選んでください。このとき、あまり多くの選択肢で迷わず、直感やリストに基づいて一つに絞ることが大切です。
2. タスク開始のために必要なものをリストアップする（3-5分）
特定したタスクを開始するために、具体的に何が必要かを考えます。
- 参照する必要のあるファイルやドキュメント
- 使用するアプリケーションやツール
- 連絡を取るべき人
- 事前に確認しておくべき情報
これらの必要な要素を、手書きのメモやデジタルツール（タスク管理ツールのメモ欄など）に簡潔にリストアップします。箇条書きで十分です。
3. 必要なものを用意する（5-7分）
リストアップしたものを実際に手元に揃えます。
- 必要なファイルをPC上で開いておく
- 使用するアプリケーションを起動しておく
- 参照するWebページを開いておく
- 必要な資料をデスクに置く
このステップで、次にPCを開いたりデスクに戻ったりしたときに、すぐに作業が始められる状態を作ります。
4. 最初の具体的な一歩を決める（2-3分）
タスク全体を見るのではなく、「タスクを開始して最初に何を具体的に行うか」だけを決めます。例えば、「企画書の冒頭の見出し案を3つ書き出す」「データ分析に必要なスプレッドシートを開き、対象期間でフィルタリングする」「Aさんに〇〇の件でチャットを送る」のように、すぐに実行できる小さな行動を特定します。可能であれば、その最初の一歩をメモに書き加えておくと、よりスムーズな着手につながります。
5. 再開時の目印を明確にする（1-2分）
もしこの準備の後にすぐにタスクに着手できない場合や、タスク進行中に中断が入る可能性が高い場合は、「次にこのタスクに戻ってきたら、このファイルを開いて、このメモのここから始める」という目印を明確にしておきます。開いているウィンドウ配置をそのままにしておく、付箋を貼る、タスク管理ツールのメモに追記するなど、自分が分かりやすい方法で再開地点を示してください。
15分を最大限に活かすコツ
この準備テクニックをより効果的に実践するためのコツをご紹介します。
- タイマーを使う: 15分という時間を意識するために、キッチンタイマーやスマートフォンのタイマーを活用しましょう。時間内に終わらせるという意識が集中力を高めます。
- 完璧を目指さない: 15分はあくまで「準備」の時間です。タスクを全て完了させようとせず、あくまで「スムーズに開始できる状態を作る」ことを目指してください。
- 習慣化する: 毎日同じ時間帯（例えば、今日の終業前や昼休み後など）にこの15分間を確保することを習慣にすると、より効果が高まります。
仕事以外の場面での応用
この「15分で次を準備する」テクニックは、仕事だけでなく日常生活にも応用できます。
- 家事: 夕食の準備をする前に、使う食材を冷蔵庫から出しておく、調理器具をシンクの近くに用意しておく。
- 育児: 子供と外出する前に、必要な荷物（おむつ、着替え、飲み物など）をバッグにまとめておく。
- 自己啓発: 読書をする前に、読むページを開いておく、メモ帳とペンを用意しておく。
このように、次に何かをスムーズに始めるための準備に15分を投資することで、日常生活の様々なシーンでの「億劫さ」を減らし、行動への移りやすさを高めることができます。
まとめ：15分の準備がもたらす小さな成功体験
「やることが山積み」で常に時間がないと感じている状況だからこそ、次に向けた15分の準備が大きな効果を発揮します。この短い時間で次のタスクへの道筋をつけることは、無駄な思考時間を減らし、スムーズな作業開始と中断からの迅速な復帰を可能にします。
まずは、今日これから取り組む、あるいは明日一番最初に取り組みたいタスクを一つ決めて、この記事で紹介した手順に従って15分だけ準備をしてみてください。この小さな準備が、日々の小さな「できた！」という達成感を生み、やがて大きな効率化につながるはずです。