【15分で「いつもの作業」を効率化】ボトルネックを見抜く短い観察時間
日々の「いつもの作業」に潜む非効率に気づいていますか
私たちの日常は、気づかないうちに繰り返している作業で溢れています。メールチェック、書類整理、特定のシステムへの入力、あるいは家事や育児における定型的な準備など、これらは毎日または毎週必ず行うものであり、一つひとつの時間は短くても、積み重なるとかなりの時間を占めます。
もし、これらの「いつもの作業」の中に、改善できる小さなポイント、つまり「ボトルネック」が隠れているとしたらどうでしょうか。ほんの少しの手順の見直しや工夫で、後々の時間を大きく節約できる可能性があります。しかし、日々のタスクに追われていると、「改善のための時間」を確保すること自体が難しく感じられるかもしれません。
この記事では、まとまった時間を取る必要はありません。たった15分という短い時間を使って、あなたの「いつもの作業」を客観的に観察し、効率化のヒントを見つけるための具体的なステップをご紹介します。
15分で実践！「いつもの作業」観察・発見テクニック
このテクニックの目的は、すぐに作業を改善することではなく、「どこに改善の可能性があるか」を短時間で見つけることです。まるで探偵になったかのように、自分の作業手順を注意深く観察してみましょう。
なぜ15分の観察が有効なのか
私たちは慣れた作業を無意識に行いがちです。無意識は効率を高める一方で、非効率な手順を見過ごしてしまう原因にもなります。15分という短い時間を意図的に観察に充てることで、普段は気づかない「あれ？」や「なぜここで時間がかかるのだろう？」といった疑問に気づくことができます。この気づきこそが、効率化への第一歩となります。
具体的な手順
以下のステップは合計で概ね15分以内で完了することを目指します。
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対象となる繰り返し作業を一つ選ぶ（目安: 1分）
- 毎日または毎週必ず行う作業の中から、少しでも「時間がかかっているな」「面倒だな」と感じるものを一つだけ選びます。複雑すぎるものや、あまり頻繁に行わないものは避けてください。
- 例：特定の種類のメールの処理、週次の簡単な報告書作成、特定の情報を確認する作業、朝の支度や子供の持ち物準備など。
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作業を行いながら「何に時間・手間がかかっているか」を意識的に観察する（目安: 5〜7分）
- 選んだ作業を実際に行います。この時、普段通りに進めながらも、「今、何をしているか」「どこで立ち止まっているか」「何を探しているか」「ツールの切り替えにどれくらいかかっているか」などを意識的に観察してください。
- 「なぜ、ここで時間がかかっているのだろう？」と自分に問いかけてみましょう。
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観察中に気づいた「あれ？」や「もしかして無駄？」をメモに書き出す（目安: 3〜4分）
- 観察中に少しでも気になった点、スムーズにいかないと感じた点を、簡単な言葉で書き出します。箇条書きで十分です。ツールは手元のメモ帳、PCのテキストエディタ、スマートフォンのメモアプリなど、すぐに使えるものを選んでください。
- 例：「いつもこのファイルを探すのに時間がかかる」「あのツールに切り替えるのが手間」「この情報を入力するのに何度も参照が必要」「子供が○○を忘れることが多い」「特定の連絡待ちで手が止まる」など。
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書き出したメモから改善の可能性がある点を特定する（目安: 2〜3分）
- 書き出したメモをざっと眺めます。その中で、特に「これは改善したら効果がありそうだ」「ここが一番のボトルネックかもしれない」と感じる点を一つか二つ特定します。この段階では、具体的な解決策を考える必要はありません。問題点を見つけることに集中します。
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特定した改善点に対する「次の一歩」をメモに残す（目安: 1分）
- 特定した改善点について、「これを解決するために、まず次に何をすべきか？」という短い行動を一つだけ考え、メモに追記します。これは、明日以降の「やることリスト」に加えるための具体的な一歩です。
- 例：「○○ファイルの名前の付け方ルールを考える」「あの入力フォームのショートカットキーを調べてみる」「子供用の持ち物チェックリストを作る」「この件について詳しいAさんに聞いてみる」など。
15分で最大限の効果を出すコツ
- 完璧を目指さない: 15分で見つけられるのはあくまで「ヒント」や「糸口」です。すべての非効率を洗い出す必要はありません。
- 作業を中断しない: 観察対象の作業は最後まで完了させましょう。作業を止めると、観察の邪魔になります。
- 「なぜ？」を深掘りしすぎない: 観察中は疑問を持つことは良いですが、その場で解決策を深く考え込むと時間が足りなくなります。「なぜ？」の答えや解決策は、後のステップや別の時間で考えます。
- 正直に記録する: 自分の作業のクセや非効率な部分も、正直にメモしましょう。自分を責める必要はありません。
期待される効果
この15分の観察を習慣にしたり、いくつかの繰り返し作業で試したりすることで、以下のような効果が期待できます。
- 無意識の非効率に気づける: 当たり前だと思っていた手順の中に、改善点があることに気づきやすくなります。
- 具体的な改善の糸口が見つかる: 漠然とした「効率を上げたい」という思いが、「○○を調べよう」「△△を試してみよう」といった具体的な行動につながります。
- 長期的な時間節約につながる: 短時間で見つけた改善点が、日々の作業効率を少しずつ高め、積み重なる時間節約につながります。
- 応用可能な視点が身につく: 仕事だけでなく、家事や育児など、あらゆる繰り返し作業を効率化するための「観察眼」が養われます。
まとめ：15分を「気づきの時間」に変える
日々の忙しさの中で、自分の作業を客観的に見る時間は貴重です。しかし、たった15分でも、「繰り返し作業の観察」に意識的に時間を使うことで、普段は見過ごしている効率化のチャンスを発見できます。
今回ご紹介した「15分観察・発見テクニック」は、すぐに大きな変化をもたらすものではないかもしれません。しかし、具体的な改善点を見つけるという小さな一歩が、長期的なワークスタイル全体の効率化に確実に繋がっていきます。
まずは、あなたが毎日行っている「いつもの作業」を一つ選び、今日または明日の隙間時間を使って、この15分観察を試してみてはいかがでしょうか。きっと、新しい発見があるはずです。