【15分で再開ロスをなくす】「次にやること」を明確に残す短いメモ術
作業中断の「困った」を解消する15分メモ術
日々の業務では、予期せぬ割り込みやタイムリミットにより、進行中の作業を中断せざるを得ない場面が少なくありません。また、勤務時間の制約から、タスクを翌日に持ち越すことも頻繁に起こります。このような状況で問題となるのが、再開時の「あれ、どこまでやったんだっけ？」「次に何をしようとしていたかな？」という迷いや、それに伴う時間のロスです。
記憶をたどったり、作業内容を思い出すために資料を見返したりする時間は、わずか数分であっても積み重なれば大きな非効率となります。特に、複数のタスクを並行して進めている場合や、複雑な思考を要するタスクからの復帰は、より困難を感じることがあります。
しかし、この再開ロスを最小限に抑えるための効果的な方法があります。それは、作業を中断する直前に、わずか15分以内の短い時間で「次にやること」を明確に記録しておく習慣を身につけることです。本記事では、この短い時間で実践できるメモ術とその効果についてご紹介いたします。
なぜ「次にやること」の短いメモが有効なのか
作業を中断する際に「次にやること」を明確にメモしておくことには、いくつかの重要なメリットがあります。
- 再開時の思考コスト削減: 記憶を呼び戻すための認知的な負荷が軽減されます。メモを見るだけで現状と次の一歩が把握でき、すぐに作業に取りかかることができます。
- スムーズな復帰による心理的抵抗の低下: 「何から始めれば良いか分からない」という状態は、作業再開のハードルを上げることがあります。具体的な「次の一歩」が分かっていれば、ためらうことなく着手できます。
- 思考の流れの維持: 中断前の思考状態を断片的にでも記録することで、作業の目的や背景を思い出しやすくなり、より深いレベルでの作業再開が可能になります。
- 短い時間での習慣化: 完璧な文章で記録する必要はありません。重要なポイントだけを短い時間でメモすることで、多忙な中でも負担なく習慣として継続できます。
15分で実践できる具体的なメモの取り方
それでは、具体的にどのような内容を、どのように記録すれば良いのでしょうか。ここでご紹介するのは、15分以内の短い時間で最大限の効果を発揮するためのシンプルな方法です。
ステップ1：中断する前に1〜2分を確保する
タスクが完了する前に中断せざるを得なくなった場合、あるいは今日の作業を終える際に、必ず数分の時間を確保してください。この短い時間が、未来のあなたの時間を大幅に節約します。
ステップ2：メモに含めるべき3つの要素を記録する
この短いメモに含めるべきは、以下の3つの要素です。これらを箇条書きや短いフレーズで記録します。
- 「どこまでやったか（作業の現状）」:
- 例: 「〇〇資料 p.10まで読了」「××機能、ログイン処理の実装完了」「△△プロジェクトの顧客ヒアリング、Aさんの分は実施済」
- できるだけ具体的に、客観的な進捗状況を記録します。
- 「次に何をすべきか（次の一歩）」:
- 例: 「〇〇資料 p.11から読み始める」「××機能、登録処理の実装に着手」「△△プロジェクトの顧客ヒアリング、Bさんにアポイントをとる」
- 次に取るべき具体的な行動を記録します。「検討する」ではなく「〜を調べて検討する」「〜さんに相談する」のように、行動レベルで記述します。
- 「その理由や背景（必要に応じて）」:
- 例: 「（p.11から読む）p.10に課題が書いてあったため」「（登録処理に着手）ログイン処理ができたので次のステップへ」「（Bさんにアポ）Aさんのヒアリングで追加で確認したい点が見つかったため」
- なぜその次の一歩を踏む必要があるのか、中断直前の思考や状況を補足します。これは、後からメモを見返した際に、すぐに当時の状況を思い出せるようにするためです。必ずしも必要ではありませんが、複雑なタスクには有効です。
これらの要素を全て含めても、慣れれば1つのタスクにつき1〜2分程度でメモを作成できます。15分あれば、複数のタスクについてこのメモを作成したり、少し複雑なタスクについて丁寧に（とはいえ簡潔に）メモを残したりする習慣をつけることが可能です。
ステップ3：メモを記録する場所を決める
メモの置き場所は、自分が最もアクセスしやすく、再開時に必ず目にする場所を選ぶことが重要です。
- タスク管理ツール: 各タスクのメモ欄に直接記述。
- ドキュメント/ファイル自体: ファイルの冒頭や末尾、コメント機能などで記述。
- 専用のメモアプリ: スマートフォンやPCのメモアプリにタスク名と共に記録。
- 物理的なノート: デスクのすぐ手の届くところに置く。
どこに記録するかは統一する必要はありません。タスクの性質や使用ツールに合わせて使い分けることも有効です。重要なのは、「どこに書いたか」を忘れないことです。タスク管理ツールに「再開メモ：メモアプリ参照」のように追記する、あるいはメモ自体のリンクをタスク管理ツールに貼るなどの工夫が考えられます。
実践のコツと応用
- 完璧さを求めない: メモはあくまで自分や後で引き継ぐ人が理解できれば十分です。丁寧すぎる表現や完璧な文章構成にこだわる必要はありません。キーワードや短いフレーズでも構いません。
- ツールを使い分ける際の工夫: 複数の場所にメモをする場合、「どこを見れば良いか」をすぐに判断できるように、ルールを決めたり、メインのタスクリストにメモの場所を記載したりしましょう。
- リマインダーとの連携: 再開予定のタスクに、メモの場所や「次にやること」を記載したリマインダーを設定しておくと、スムーズに着手できます。
- 日常生活への応用: このメモ術は仕事だけでなく、家事や育児にも応用できます。例えば、料理の途中で急用ができた際に「下味までつけた。次に野菜を炒める」、子どもとの活動中に中断する際に「ブロックはここまで組み立てた。次に人形を配置する」のようにメモしておけば、再開がスムーズになります。
まとめ：15分の習慣が未来の効率を生み出す
作業の中断や持ち越しは避けられない現実です。しかし、その際の再開ロスは、短い時間の工夫で大幅に削減できます。「次にやること」を明確に記録する習慣は、1回あたり15分以内の短い時間で始められ、継続することで再開時の迷いをなくし、集中力を途切れさせずにスムーズに作業に戻ることを可能にします。
今日から、何か一つのタスクを中断する際に、未来の自分のために短いメモを残してみてはいかがでしょうか。この15分以内の小さな習慣が、日々のワーク効率を向上させる確かな一歩となるはずです。