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【15分チャット術】短いメッセージで要件を的確に伝える技術

日々増加するチャット、効率的なやり取りはできていますか

ビジネスにおけるコミュニケーション手段として、チャットツールの利用は一般的になりました。気軽に情報を共有でき、迅速なやり取りが可能になる一方で、「メッセージのやり取りに時間を取られる」「意図が伝わりにくく、何度も確認が必要になる」「情報が流れてしまい、後から探しにくい」といった新たな課題も生じています。特に限られた時間の中で成果を出さなければならない場合、チャットコミュニケーションの非効率は、日々の業務に大きな負担となり得ます。

しかし、チャットの効率化にまとまった時間は必要ありません。1日15分という短い時間でも、意識やちょっとした工夫を変えるだけで、メッセージの質を高め、確認や返信にかかる時間を大幅に削減することが可能です。この記事では、短い時間で要件を的確に伝え、コミュニケーションをスムーズにするための具体的なテクニックをご紹介します。

15分でできるチャットコミュニケーション効率化テクニック

ここでは、すぐに実践できるチャット効率化のテクニックを3つご紹介します。それぞれ15分以内、または15分を区切りとして取り組めるものです。

テクニック1：結論を最初に伝える習慣をつける（所要時間：メッセージ1通あたり+1分程度の意識）

チャットでは、小説のように背景から書き始めるのではなく、最も伝えたい結論や要件を最初に持ってくることが重要です。これにより、相手は瞬時にメッセージの目的を把握でき、その後の詳細情報を読む際の理解度が高まります。

• 実践手順:

  1. チャットで伝えたい内容を頭の中で整理します。
  2. まず、最も重要な情報（依頼、報告、確認事項など）を1〜2行でまとめます。
  3. その後に、背景や詳細、補足情報を記述します。
  4. 送信前に、最初の1〜2行を読むだけで要件が伝わるかを確認します。

• 15分で実践するコツ: 今日の業務で送信するチャットのうち、最初の数通だけ「結論ファースト」を意識して作成してみてください。1通あたり1分もかからずに意識できます。この習慣を身につけることで、相手の理解時間を短縮し、確認のやり取りを減らすことができます。

• 期待される効果: メッセージの意図が正確かつ迅速に伝わり、相手からの質問や誤解に基づくやり取りが減少します。これにより、自分も相手もチャットにかける時間を削減できます。

テクニック2：よく使う定型フレーズ・返信パターンを準備する（所要時間：準備15分、利用時1回あたり-数分）

日々のチャットで繰り返し使うフレーズや、返信の基本的なパターン（例：「承知いたしました」「〜について確認させてください」「次回の会議で共有します」など）を事前に準備しておくと、メッセージ作成時間を短縮できます。

• 実践手順:

  1. 過去のチャット履歴を少し振り返り、自分がよく使っている、あるいは今後よく使いそうなフレーズや返信パターンをいくつかピックアップします。
  2. それらをメモ帳やチャットツールの「スニペット」「定型文」機能、あるいはPCの単語登録機能などに登録します。
  3. 実際にチャットを作成する際に、登録したフレーズを活用します。

• 15分で実践するコツ: まずは最も使用頻度の高い3〜5個のフレーズや、簡単な確認依頼の定型文を15分以内にリストアップし、登録することから始めましょう。この小さな準備が、後々の大きな時間節約につながります。

• 期待される効果: メッセージ作成にかかる時間を削減できます。また、あらかじめ用意した正確なフレーズを使うことで、誤字脱字を防ぎ、よりプロフェッショナルな印象を与えることもできます。

テクニック3：依頼や確認には「目的」と「期日」を明記する（所要時間：メッセージ1通あたり+1分程度の意識）

誰かに何かを依頼したり、確認を求めたりする際には、「何のためにそれが必要なのか（目的）」と「いつまでに必要なのか（期日）」を明確に伝えることが、相手が迷わず対応するために不可欠です。これにより、相手からの確認の質問や、期日認識のズレを防ぐことができます。

• 実践手順:

  1. 依頼や確認のチャットを作成する際に、要件を記述します。
  2. そのメッセージに続けて、または含める形で「〇〇の目的のため」「〇月〇日までに」といった情報を追記します。
  3. 簡潔かつ明確に伝わるように表現を調整します。

• 15分で実践するコツ: 今日送信する依頼や確認のチャットのうち、最初の数通でこの「目的・期日明記」を意識して実践してみてください。意識するだけであれば、1通あたりかかる時間はわずかです。この積み重ねが、認識のズレによる手戻りを減らします。

• 期待される効果: 相手はメッセージの重要度や緊急度を正しく判断し、適切な優先順位で対応できるようになります。結果として、依頼した事項がスムーズに進行し、無駄な確認のやり取りや遅延を防ぐことができます。

日常生活への応用

これらのチャット効率化テクニックは、仕事だけでなく、家族や友人とのメッセージのやり取りにも応用できます。例えば、家族への買い物リストを共有する際に、何のために必要なのか（夕食の準備のためなど）や、いつまでに買ってきてほしいか（今日の夕食前など）を明確に伝えることで、スムーズな連携が可能になります。短い時間で要点を伝える意識は、あらゆるコミュニケーションにおいて役立つでしょう。

まとめ

チャットコミュニケーションの効率化は、日々の業務時間を創出するための有効な手段です。ご紹介した「結論を最初に伝える」「定型フレーズを活用する」「目的・期日を明記する」といったテクニックは、いずれも1日15分以内の短い時間で意識したり、準備したりすることができます。

まずは今日のチャットから、どれか一つのテクニックを意識して実践してみてはいかがでしょうか。小さな一歩が、あなたのコミュニケーションをよりスムーズにし、日々のワーク効率を向上させることにつながるはずです。