【15分で習慣を点検】無意識にやっている非効率を見つける方法
毎日の中で「あれ?」と感じる瞬間はありませんか
多忙な日々を送る中で、私たちは多くの作業を無意識のうちに習慣として行っています。メールチェック、資料探し、タスクの開始、特定の連絡手段を使うことなど、定型的な行動の繰り返しです。これらの習慣は、意識的な判断の手間を省き、私たちを効率的に動かしてくれるはずです。しかし、残念ながら、その習慣の中に無意識の非効率が紛れ込んでいることも少なくありません。
「なぜかこの作業だけ時間がかかる」「いつも探し物をしてしまう」「同じことを何度も繰り返している気がする」と感じることはありませんか。これは、もしかしたら無意識の非効率な習慣が原因かもしれません。しかし、日々のタスクに追われる中で、立ち止まって自分の行動パターンをじっくり観察する時間を持つのは難しいものです。
この記事では、まとまった時間は取れないけれど、自分のワークフローを少しでも改善したいと考えている方に向けて、1日たった15分で無意識の非効率に気づき、改善の糸口を見つけるためのシンプルなテクニックをご紹介します。
15分で「無意識の習慣」を客観視するテクニック
自分の無意識の行動に気づくためには、一度立ち止まり、客観的に自分を観察する必要があります。しかし、「観察するぞ」と意気込んでも、すぐに日々の流れに飲み込まれてしまいがちです。そこで提案したいのが、「特定のルーチン作業を実況中継する」という方法です。
このテクニックの目的は、日々の業務や作業の中で、普段は意識しない自分の行動や判断を、まるで他人のように観察することです。15分という短い時間で行うために、以下の手順で実践します。
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対象とするルーチン作業を一つ決める(〜3分)
- メールの開封から返信まで、特定の資料を探すプロセス、あるツールを開いて情報を取り出すまで、朝一番のタスクリスト確認、といった、普段「なんとなく」行っている作業を選びます。複雑すぎるものより、短時間で終わるか、15分の中で一定の区切りをつけられるものが適しています。
- 例えば、「特定の報告書を探して開く作業」や「ある種類の問い合わせメールに対応する最初のステップ」などです。
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選んだ作業を「実況中継」しながら行う(〜10分)
- 心の中、あるいは可能であれば小さな声で(周囲に配慮しつつ)、自分が今まさにやっていること、考えていることを実況します。
- 「今、メールソフトを開いた。件名リストを見ている…このメール、どこかで見たな。フォルダ分けしてないから、前のも探さないと…あ、これだ。添付ファイルを開く…あれ、これじゃない。もう一度メールソフトに戻って…」のように、思考や操作を言葉にします。
- この際、「なぜ今これを開いたのだろう」「どうしてここで迷ったのだろう」「もっと早く見つける方法はないか」といった疑問が浮かんだら、それも一緒に実況します。
- ポイント: 完璧に実況しようとせず、手が止まったり、いつもと違うなと感じたりしたところに意識を向けます。
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気づきを簡単にメモする(〜2分)
- 10分間の実況中継の中で気づいた「あれ?」と思った点、「もっとこうならスムーズなのに」と感じた点を、キーワードや短いフレーズでメモします。
- 「〇〇を探すのに△△を見に行った」「この操作でいつもファイル名で迷う」「メールの返信、毎回ゼロから考えてる」「あの情報、どこに置いたか思い出せない時がある」など、具体的な状況を記録します。
- このメモは、後で改善策を考えるための単なる「気づきの種」です。整理されていなくても構いません。
15分でこのテクニックを実践するコツ
- 毎日でなくて良い: 毎日行う必要はありません。週に一度、あるいは「今日のこの作業は少し非効率だったな」と感じた時に、その作業を対象に15分だけ試してみる、といった柔軟な形で取り入れてください。
- 完璧を目指さない: 最初からすべての非効率を見つけようとせず、「一つでも何か気づきがあればOK」くらいの気持ちで取り組みます。
- 特定の作業に絞る: 「今日の業務全体を観察する」のではなく、「このメール対応」「この資料作成の冒頭」のように、具体的に一つの作業に絞ることで、15分で取り組みやすくなります。
- メモはツール不問: 手書きのメモ帳でも、PCのメモアプリでも、スマートフォンの音声入力でも、自分が一番手軽に使えるツールで構いません。
期待される効果
この15分間の「習慣点検」を行うことで、以下のような効果が期待できます。
- 自分の行動パターンの可視化: 普段は意識しない無意識の行動や判断に気づくことができます。
- 具体的な改善点の発見: 「探し物の時間が長い」「同じ手順を繰り返している」など、漠然とした非効率の原因となっている具体的な行動を発見できます。
- 改善への第一歩: 発見した小さな非効率は、その後の具体的な改善策(ファイル整理のルール化、テンプレート作成、特定の情報のアクセス方法変更など)を考える上での貴重なヒントとなります。
- タスク過多の中での希望: 「やることが山積み」で立ち止まる余裕がないと感じていても、「15分ならできるかも」と思え、状況改善に向けた具体的な一歩を踏み出すきっかけが得られます。
日常生活への応用
この「実況中継」による自己観察テクニックは、仕事だけでなく、家事や育児といった日常生活のルーチンにも応用できます。例えば、毎日の料理の準備、洗濯物の片付け、子どもの登園・登校準備など、無意識に行っている家事・育児ルーチンを15分だけ観察してみてください。「あれ、いつもここで調味料を探しているな」「この手順だと、洗濯物を運ぶのに二往復必要だな」「子どもの荷物を準備する時、いつも最後に慌てるものがあるな」といった、小さな非効率が見つかるかもしれません。
まずは15分、自分の習慣に目を向けてみる
「無意識の非効率を見つける」と聞くと、大掛かりな分析が必要に思えるかもしれませんが、まずは今日か明日のどこかで、特定の作業を15分だけ「実況中継」してみてください。大きな発見がなくても構いません。ただ、自分の行動に少しだけ意識を向ける、その短い時間を持つことが第一歩です。
この小さな「立ち止まる習慣」が、日々のワークフローに潜む非効率を見つけ出し、よりスムーズで生産的な働き方、そして生活を実現するための貴重なヒントをもたらしてくれるはずです。まずは、気軽な気持ちで15分、始めてみませんか。