【15分でルーチンを短縮】繰り返す作業を効率化するスキマ時間テクニック
日々の繰り返し作業、気づかないうちに時間を奪っていませんか
毎日、あるいは毎週必ず行うルーチンワーク。PCの起動、メールの確認、定例報告書の作成、簡単なデータ入力など、これらは「いつもの作業」として特に意識せずに行っているかもしれません。しかし、これらの繰り返しの作業が、少しずつ、しかし確実にあなたの貴重な時間を消費しています。やることが山積みな中で、こうしたルーチンワークに時間が取られすぎると、本当に集中すべきタスクになかなか手を付けられず、「いつも時間に追われている」感覚から抜け出せなくなります。
この記事では、そうした日々のルーチンワークを効率化し、あなたの時間を創出するための、1日15分で実践できる具体的なテクニックをご紹介します。
なぜルーチンワークの効率化が重要なのか
ルーチンワークの効率化は、単に作業時間を短縮するだけでなく、様々なメリットをもたらします。
- 時間の創出: 短縮できた時間は、より重要度の高いタスクや、緊急ではないが将来の成果につながるタスクに振り向けられます。
- ミスの削減: 手順を定型化・自動化することで、ヒューマンエラーを減らすことができます。
- 判断疲れの軽減: 毎回ゼロから考えていた作業が、決まった手順になることで、脳のリソースを節約できます。
- 精神的な余裕: 「終わらない」と感じていた細かなタスクが効率的に片付くことで、心理的な負担が軽減されます。
これからご紹介するテクニックは、どれも15分程度の短い時間で取り組めるものばかりです。まずはできることから、一つずつ試してみてください。
15分でできるルーチンワーク効率化テクニック
1. ルーチンワークの「見える化」と分解
あなたが日々、あるいは毎週行っているルーチンワークをリストアップし、「見える化」することから始めます。次に、それぞれのルーチンワークを構成する小さなステップに分解します。
具体的な手順（15分）
- PCのメモ帳や簡単なタスクリストツールを開きます。
- 今日または今週行った、あるいは今後行う予定の「繰り返しの作業」を思いつく限り書き出します（例: メールのチェックと返信、日報作成、特定のフォルダへのファイル保存、SaaSツールへのログイン、特定のレポート確認など）。
- 特に時間がかかっている、または面倒に感じているルーチンワークを1つか2つ選びます。
- 選んだルーチンワークを、さらに細かい「動作」や「手順」に分解して書き出してみます（例: メールチェック→メーラー起動→受信トレイ確認→重要度判断→返信要否判断→返信作成→送信）。最初の3～5ステップ程度で構いません。
15分で実践するコツ
- 完璧なリストを作る必要はありません。まずは主要なもの、目についたものから書き出します。
- 分解もすべてを詳細に行わず、最初のステップに焦点を当ててみます。
期待される効果
自分がどんなルーチンにどのくらいの時間を費やしている可能性があるかを認識できます。漠然とした「繰り返し作業」が具体的なステップになり、どこを改善できそうか考える糸口が見つかります。
日常生活への応用
家事であれば「夕食準備」（献立決め、材料確認、買い出し、調理）、育児であれば「登園準備」（着替え、持ち物確認、連絡帳記入）など、日常生活にもこの「見える化」と分解は応用できます。
2. 短縮ポイントの発見と改善策の検討
「見える化」したリストから、特に効率化の余地があるポイントを見つけ出し、短時間で改善策のアイデアを考えます。
具体的な手順（15分）
- 前述のルーチンワークリストを見返します。
- 分解したステップの中で、「ここでいつも引っかかるな」「これは無駄かもしれない」「もっと早くできそうだな」と感じる部分に印をつけます。
- 印をつけた部分について、「どうすれば短縮できるか」を15分でアイデア出しします。例えば、
- 特定のフレーズをよく入力する → 定型文として登録できないか？
- 特定のファイルやフォルダに頻繁にアクセスする → ショートカットやブックマークを活用できないか？
- 同じような内容のメールを複数人に送る → テンプレート化、メーリングリスト？
- 特定の情報を複数の場所から集めている → 収集方法を一本化できないか？
- 手作業でデータ集計している → 表計算ソフトの機能やツールを使えないか？
- 実現可能性は問わず、とにかくアイデアを書き出します。
15分で実践するコツ
- 最も頻繁に行うルーチン、または最もストレスを感じるルーチン1つに絞って集中的に考えます。
- 大きなシステム変更や新しいツールの導入といった大掛かりなことは考えず、PC機能、既存ツール、手順の簡単な変更で対応できるアイデアに焦点を当てます。
期待される効果
どこを改善すれば効果が大きいか、具体的なターゲットが見つかります。改善に向けた具体的なアクションプランのヒントが得られます。
日常生活への応用
家事での無駄な動き（例: 料理中の何度も往復）、育児での準備忘れ（例: チェックリスト作成の検討）など、日常生活のルーチンにも応用できます。
3. 定型化・テンプレート化の実践
短縮ポイントで見つけたアイデアの中から、定型化やテンプレート化によってすぐに改善できるものを1つ選び、15分で実践します。
具体的な手順（15分）
- 前ステップで考えたアイデアの中から、最も簡単で効果が高そうな「定型化・テンプレート化」のアイデアを1つ選びます（例: メール署名、よく使う返信フレーズ、議事録のフォーマット、報告書のひな形、特定のExcel関数、タスク管理ツールの繰り返し設定など）。
- 選んだアイデアを、実際に15分で形にします。
- メールであれば、よく使うフレーズをメールソフトの署名や定型文機能に登録します。
- 書類であれば、空のひな形ファイルを作成し、デスクトップやアクセスしやすいフォルダに保存します。
- タスク管理ツールであれば、毎日・毎週繰り返すタスクに繰り返し設定を適用します。
- よく使う複雑な計算式があれば、Excelなどに保存しておきます。
15分で実践するコツ
- 凝りすぎず、「たたき台」レベルで十分です。まずは使ってみて、後から改善すれば良いと考えます。
- 1つのことに集中し、他のアイデアには手を出しません。
期待される効果
実際に作業時間を短縮する効果をすぐに実感できます。定型的な入力や書類作成にかかる思考コストが減り、心理的な負担も軽くなります。
日常生活への応用
家族への連絡メールの定型文、買い物リストのテンプレート、子どもの持ち物チェックリストの作成などにも応用できます。
15分アクションで、日々の時間を「創る」
日々のルーチンワークは避けられないものですが、それに漫然と時間を奪われる必要はありません。今回ご紹介したように、15分という短い時間でも、「見える化」「改善点の発見」「定型化・テンプレート化」といったアプローチで、確実に効率化を進めることができます。
まずは、最も身近で、かつ最も時間を取られていると感じるルーチンワークに焦点を当てて、どれか一つのテクニックを15分だけ試してみてください。その小さな一歩が、あなたの働き方を少しずつ変え、やがて大きな時間の余裕を生み出すはずです。